Si te paras a pensar en todas las gestiones que haces en tu entorno laboral, seguro que podrás detectar rápidamente un patrón de acciones que repites cada cierto tiempo, en muchos casos de forma diaria. En muchas ocasiones, desde introducir datos en una hoja de cálculo hasta otras acciones que al realizarlas de forma repetida las hemos normalizado.
Muchas de ellas pueden ser automatizadas, lo que supondría un importante ahorro en los costes. Hacerlo mejoraría el desempeño profesional y el rendimiento laboral, ya que ese talento humano que está invirtiendo su tiempo en tareas repetitivas puede hacerlo en acciones que serán más valiosas para la empresa.
Las ventajas del software de automatización
Poder contar con un software de automatización tiene varias beneficios para tu empresa. Entre ellos suelen estar la reducción de costes y tiempo, el aumento de la productividad, simplificar la comunicación, además de mejorar la calidad y la eficiencia para terminar con una mayor satisfacción.
Las tareas manuales requieren más tiempo que las que están automatizadas. Contar con un software de automatización hace que ese tiempo se pueda emplear en tareas que tengan un valor mayor para el negocio. Además, se reducen los costes asociados a los errores humanos que suelen darse en los procesos manuales.
En muchas ocasiones, el simple envío de un documento pasa por diversas conversaciones, correos y hasta llamadas telefónicas, con lo que un sistema automatizado puede proporcionar una plataforma visual y organizada, donde esté toda la documentación centralizada ahorrándonos pasos innecesarios.
El hecho de no tener errores gracias a la automatización de procesos elimina el margen de error. Cada acción se realiza de forma consistente, ofreciendo un servicio más fiable y de calidad.
La combinación de todos los anteriores tienen como consecuencia una satisfacción mayor de todas las partes implicadas, convirtiendo todo esto en un servicio más preciso y eficiente.
¿Cómo puedo automatizar procesos en mi empresa de forma efectiva?
Aunque pienses que has sido capaz de automatizar todos los procesos, siempre hay acciones que pueden mejorar su flujo de trabajo. Para conseguir que sea de forma efectiva, el primer paso es detectar qué procesos estamos ejecutando de manera repetitiva y que podrían ser optimizados.
En muchas ocasiones, el hecho de estar dentro de la empresa hace que nos “intoxiquemos”. Es decir, que no seamos capaces de detectar aquellas áreas en las que podemos optimizar su automatización. Por eso es necesaria la ayuda externa, como una auditoría en la que se analicen los procesos, el por qué de cada uno de ellos y su capacidad de ser automatizado.
A partir de ahí, una vez se han detectado estos procesos, la pregunta es la siguiente, ¿encargar un software a medida o apostar por uno ya hecho?
Software de automatización: ¿ya hecho o a medida?
La respuesta a esta pregunta es sencilla, el que más se adapte a tus necesidades. Nuestra recomendación es que valores a fondo los pros y contras, ya que un software de automatización genérico puede que no cubra todas tus necesidades y también lo contrario, que se quede grande y no estés aprovechando todo tu potencial.
El hecho de crear un software de automatización a medida va a permitirte cubrir todo aquello que necesitas y además siempre vas a poder escalarlo según tu empresa vaya creciendo o lo hagan tus servicios.
Además de todo esto, hay que tener en cuenta la experiencia de usuario. En duacode nos encargamos del desarrollo de software pero especializado en la parte de UX. Realizando tanto la parte de investigación como la de organización, prototipado y testeo.
Si quieres optimizar los procesos de tu empresa y mejorar la automatización de los mismos, desde duacode podemos aportar toda nuestra experiencia y conocimiento tanto en el mundo del software como en el de UX.
