Contexto
Docuten es una herramienta que permite centralizar la firma digital y la emisión y recepción de la facturación electrónica.
Dentro de la funcionalidad de firma digital, la herramienta permite firmar documentos de forma digital mediante diversas tipologías de firma.
El reto
El equipo de UX de duacode analizó el flujo de la firma biométrica en su versión de escritorio. Tras la realización de un exhaustivo estudio, se desglosaron las medidas y decisiones tomadas en los diversos flujos de navegación de los usuarios y las casuísticas dentro de cada uno.
El resultado
El primer punto abordado fue analizar el perfil de usuario. En la herramienta de docuten nos centramos en personas trabajadoras de empresas de cualquier perfil de las que se requiera su firma o necesiten gestionar firmas de forma interna.
El flujo analizado, firma biométrica en formato escritorio, se disoció en tres dependiendo del rol asumido en los flujos de interacción: solicitante, delegatario, firmante.
En el primer diagrama, se puede ver la forma en la que un usuario de rol firmante interactúa con la herramienta para proceder a la firma del documento. Desde que recibe el correo de solicitud de firma del documento, en el diagrama se ilustra la interacción con el mismo, analizando qué procesos, acciones e información necesita para la toma de decisiones.
Se analizó también el mensaje, ya que la persona firmante recibirá un correo por parte de la solicitante, con datos como nombre propio de la persona a la que se le solicita la firma, la identidad corporativa de la empresas, el nombre del documento, un mensaje opcional, el botón de ver y firmar documento y el contacto para resolución de dudas:
Un proceso tras el cual se analizan los siguientes pasos, como es la muestra de la política de privacidad, que una vez aprobada se verá la nueva screen de docuten. Ahí nos encontramos una barra de navegación con diversas acciones:
Tras el proceso de firma, se cargará una nueva pantalla con las indicaciones para proceder a la firma. Un documento en el que se mantiene el título para que el usuario sepa siempre donde está.
Tras el escaneo del QR, se abre en el dispositivo móvil una ventana del navegador para continuar con el flujo de firma. Ahí veremos tanto el nombre de documento a firmar, como el área de firma, una botonera de acciones y un botón para cerrar.
Dependiendo de si la firma se hace de forma correcta o incorrecta, el usuario lo verá en la pantalla.
Una vez firmado de forma correcta, en el navegador se mostrará la pantalla donde se puede ver el documento firmado. Tras la firma, se generan una serie de correos electrónicos con la finalización del paso: la solicitante y el firmante.
Unos flujos que han sido analizados también para el proceso de delegación de firma y de rechazo de firma.
